Cómo una mala documentación puede costarle un contrato a una empresa (y cómo evitarlo)
En el mundo del mantenimiento, los pequeños errores pueden tener grandes consecuencias. Y uno de los más comunes —pero más costosos— es la mala documentación de los servicios realizados.
¿Te imaginas perder un contrato importante por no tener evidencia clara de lo que hiciste? Sucede más seguido de lo que crees.
El problema: “No está documentado, no existió”
Muchos clientes exigen pruebas detalladas de cada servicio: qué se hizo, cuándo, quién lo realizó y cuáles fueron los resultados. Si esta información no está clara, actualizada o accesible, pueden dudar de la calidad del trabajo… o incluso desconocerlo.
Esto debilita la relación, genera desconfianza y puede llevar a que no renueven el contrato, o peor, que te reemplacen por otra empresa que sí entrega reportes completos y puntuales.
Cómo evitarlo:
1. Documenta en tiempo real
No dejes pasar los días. Usa una plataforma que permita a tus técnicos registrar fotos, notas y partes usadas desde el lugar del servicio.
2. Usa formatos estandarizados
Evita documentos sueltos y diferentes versiones. Usa plantillas para asegurar que todos los campos importantes estén cubiertos siempre.
3. Centraliza la información
Guarda todo en una sola plataforma segura, para que tanto el equipo como el cliente tengan acceso rápido y ordenado.
4. Automatiza reportes
Con soluciones como Insquid, puedes generar reportes automáticos al finalizar un servicio, lo que garantiza rapidez y profesionalismo.
Recuerda: una buena documentación no solo protege a tu empresa, también es una poderosa herramienta para demostrar valor y mantener relaciones a largo plazo.
No pierdas oportunidades por un error evitable.
Organiza. Documenta. Conserva tus contratos.
